Oficio: Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes.


Características:
1. Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
2. Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
3. Lugar (puede ser opcional)
4. Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
5. Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
6. Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
7. Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
8. Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
9. Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
10. Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
11. Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Como se hacen:
1. Lugar y fecha. Inicia incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha (mes, día y año).

2. Numeración. Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos modos consiste en indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese documento por medio de: número de expedición, siglas de la oficina que lo elabora y el año en curso.

3. Destinatario. Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. Se sugiere incluir: nombre completo, cargo y lugar.

4. Asunto y resumen. Se especifica el asunto que trata el documento y seguido por dos puntos un resumen con el que se explica el contenido del oficio.

5. Cuerpo. Si se habla de cómo redactar un oficio, está claro que este es el punto clave, así que da a conocer tu mensaje.

6. Despedida. Recuerda hacerlo de manera cortés para que la relación se mantenga en buenos términos. No olvide escribir al final un Atentamente con la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un sello con el logo de la institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento




OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA,  11 DE MARZO  DE 2010
Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez
Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534

A través de la presente quiero hacer llegar  mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los  problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente
Dirección General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio



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